Tips para negociar mejores contratos con aerolíneas, hoteles y proveedores

Negociar contratos con aerolíneas, hoteles y proveedores es clave para optimizar tu presupuesto de viajes corporativos y garantizar mejores condiciones para tu empresa. A continuación, te compartimos algunos consejos para maximizar el valor de cada acuerdo y asegurar beneficios en tus viajes corporativos.

Analiza tu historial y volumen de consumo

Antes de sentarte a negociar, revisa el historial de viajes y gastos de tu empresa. Identifica patrones de consumo, rutas más frecuentes, hoteles preferidos y servicios más utilizados. Un análisis detallado de estos datos te permitirá presentar una propuesta sólida y demostrar el valor de tu negocio para los proveedores.

Consolida tus necesidades y objetivos de viaje

Define qué aspectos son más importantes para tu empresa en la negociación. Algunas metas pueden ser:

• Tarifas reducidas o descuentos por volumen
• Beneficios adicionales como upgrades, flexibilidad en cambios y cancelaciones
• Condiciones especiales en políticas de reembolso
• Mejores tiempos de respuesta en la atención al cliente

Saber qué es prioritario te permitirá enfocar la negociación en lo que realmente impactará en la eficiencia y el ahorro de costos.

Establece relaciones a largo plazo

Los proveedores valoran la estabilidad y previsibilidad en sus clientes. En lugar de negociar tarifas cada año, intenta cerrar acuerdos a mediano o largo plazo. Esto no solo te permitirá asegurar precios más competitivos, sino también obtener beneficios adicionales, como upgrades o cancelaciones flexibles.

Por otro lado, unificar la gestión de viajes con una agencia especializada te da mayor poder de negociación. Cuanto mayor sea el volumen de reservas concentradas en un solo proveedor, mejores tarifas y condiciones podrás obtener.

Personaliza los términos del contrato

Cada empresa tiene necesidades específicas. Asegúrate de que el contrato refleje tus prioridades, ya sea mayor flexibilidad en cambios y cancelaciones, beneficios para viajeros frecuentes o descuentos por volumen. Negocia cláusulas de rendimiento que te permitan revisar condiciones en caso de cambios en la demanda.

Compara opciones y cotizaciones

No te quedes con la primera oferta. Investiga diferentes opciones de aerolíneas, cadenas hoteleras y proveedores de servicios para comparar tarifas y beneficios. Muchas veces, el simple hecho de mencionar una mejor oferta de la competencia puede ayudarte a obtener un mejor trato.

Ten en cuenta que, en muchas ocasiones, las tarifas cerradas pueden no ser la mejor opción. Valora negociar tarifas dinámicas que se ajusten a las fluctuaciones del mercado, asegurando que siempre accedas a la mejor tarifa disponible sin comprometer la calidad del servicio.

Aprovecha los programas de fidelización

Las aerolíneas y hoteles ofrecen programas de fidelización para clientes corporativos con descuentos, mejoras de servicio y beneficios exclusivos. Asegúrate de inscribir a tu empresa y aprovechar estos programas para maximizar el retorno de inversión en cada viaje. ¡y mejorar la experiencia del viajero!

Considera los aspectos de sostenibilidad

Cada vez más empresas buscan reducir su huella de carbono. Al negociar con proveedores, pregunta por opciones de viajes sostenibles, como tarifas con contribución a programas de compensación de emisiones o políticas de ahorro energético en hoteles. Esto puede ayudarte a cumplir con tus objetivos de RSC y obtener incentivos adicionales.

Negocia más allá del precio

Está claro que ceñirse al presupuesto es importante, pero no es el único factor clave. Aspectos como la flexibilidad a la hora de realizar cambios, condiciones de cancelación más o menos flexibles, la atención prioritaria y otros beneficios adicionales pueden marcar una gran diferencia en la experiencia de viaje de tu equipo.

Mide y ajusta continuamente

Negociar un contrato no es el final del proceso. Es importante hacer un seguimiento continuo del rendimiento del proveedor, revisar el cumplimiento de los acuerdos y ajustar las condiciones cuando sea necesario. Evalúa periódicamente si el contrato sigue cumpliendo con las necesidades de tu política de viajes.

Además, las condiciones del mercado cambian constantemente, por lo que es recomendable incluir en los contratos cláusulas de revisión periódica. Esto te permitirá renegociar términos según la evolución de las necesidades de tu empresa y las condiciones económicas globales.

Mantén una Relación a Largo Plazo con los Proveedores

Construir relaciones sólidas con aerolíneas, hoteles y otros proveedores es clave para obtener mejores condiciones a largo plazo. La fidelidad y una buena comunicación pueden traducirse en mayores beneficios y en un trato más personalizado en futuras negociaciones.

Una agencia de viajes corporativos es clave para ayudarte en esta negociación

Contar con el apoyo y asesoramiento de una agencia de viajes corporativos especializada puede marcar la diferencia en la negociación con proveedores. Algunas de las ventajas que ofrecen incluyen:

• Poder de negociación: Una agencia maneja un alto volumen de reservas y puede acceder a tarifas preferenciales que no están disponibles de manera individual.
• Optimización de costes: Tienen acceso a los datos que te permiten analizar las mejores opciones para reducir gastos sin comprometer la calidad del servicio.
• Gestión centralizada: Facilitan la administración de reservas, informes de gastos y cumplimiento de la política de viajes de la empresa.
• Asesoramiento experto: Conocen las tendencias del mercado y pueden guiarte en la estrategia de negociación más efectiva.

Conclusión

Negociar con aerolíneas, hoteles y proveedores requiere estrategia y preparación. Al analizar tu consumo, consolidar servicios, establecer relaciones a largo plazo y optimizar los términos del contrato, podrás obtener beneficios significativos y mejorar la eficiencia de tu programa de viajes corporativos. Aplicar estos consejos te permitirá maximizar el valor de cada acuerdo y garantizar experiencias más rentables y efectivas para tu empresa.