Guía de Duty of Care o Deber de Protección 2024: Garantizando la Seguridad en los Viajes Corporativos

En el entorno empresarial de hoy en día, tan dinámico y cambiante, los viajes de negocios se han convertido en una herramienta esencial para el crecimiento y la expansión de las empresas. Sin embargo, más allá de las oportunidades que ofrecen, también hay que tener en cuenta las responsabilidades que generan, siendo una de las más importantesla de garantizar la seguridad de los empleados durante estos desplazamientos. Este es el concepto central del Duty of Care o deber de protección. En esta guía, exploraremos qué es el Duty of Care, su importancia, y cómo las empresas pueden implementar un plan efectivo para proteger a los empleados en sus viajes corporativos.

¿Qué es el Duty of Care o Deber de protección?

El Duty of Care es una obligación legal y moral que tienen las empresas de garantizar la seguridad y el bienestar de sus empleados, especialmente durante los viajes de negocios. Este deber implica prever, evitar y gestionar cualquier riesgo que pueda surgir durante un viaje corporativo.

Diferencia con la gestión de riesgos o travel risk management

Si bien el Duty of Care abarca la responsabilidad general de proteger a los empleados, la gestión de riesgos de viaje (travel risk management) es una parte específica de este deber. La gestión de los riesgos se centra más bien en identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados con los viajes de negocios. Incluye la implementación de políticas, procedimientos y herramientas para manejar situaciones de emergencia y minimizar el impacto de los riesgos en los viajeros.

¿Cuándo se aplica esta protección al empleado según la legislación española?

En España, el Duty of Care se aplica en cualquier situación en la que un empleado esté realizando actividades laborales, incluyendo los viajes de negocios. La legislación española establece que las empresas deben garantizar condiciones de trabajo seguras, lo cual se extiende a los desplazamientos que los empleados realizan en el marco de sus funciones laborales. Esto incluye proporcionar información, formación y los medios necesarios para la protección de la salud y seguridad de los trabajadores.

Ventajas de contar con un plan Duty of Care para los viajes de negocios

Implementar un plan de Duty of Care para los viajes de negocios ofrece múltiples ventajas:
1.    Protección Legal y Moral: Cumplir con las obligaciones legales y éticas, evitando sanciones y fortaleciendo la reputación de la empresa.
2.    Reducción de Riesgos: Identificar y mitigar riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas graves.
3.    Mejora de la Moral y Productividad: Los empleados se sienten más seguros y valorados, lo que puede aumentar la moral y la productividad.
4.    Respuesta Rápida en Emergencias: Tener un plan claro permite una respuesta rápida y eficiente en situaciones de emergencia, minimizando el impacto negativo.
5.    Optimización de Recursos Humanos: Los recursos humanos pueden ayudar a gestionar mejor los desplazamientos y garantizar la seguridad de los empleados.

¿Qué elementos debe contener un plan Duty of Care para viajes?

Para ser efectivo, un plan de Duty of Care para viajes debe incluir varios elementos clave:

Formación sobre protección

La formación es esencial para que los empleados comprendan los riesgos asociados con los viajes de negocios y sepan cómo actuar en situaciones de emergencia. Esto incluye sesiones informativas, talleres y materiales educativos sobre seguridad personal, salud y manejo de emergencias.

Evaluar riesgos y desarrollar políticas de seguridad

Antes de cualquier viaje, las empresas deben realizar una evaluación detallada de los riesgos asociados con el destino. Esta evaluación debe considerar factores como la seguridad local, las condiciones de salud, los riesgos políticos y los desastres naturales. Con base en esta evaluación, se deben desarrollar políticas de seguridad claras que guíen a los empleados sobre cómo prepararse y comportarse durante el viaje.

Diseñar estrategias de minimización de riesgos

Las estrategias de minimización de riesgos pueden incluir la selección de medios de transporte más seguros, la elección de alojamientos en zonas seguras y la planificación de rutas alternativas. Además, se deben establecer procedimientos para la comunicación habitual con los empleados durante el viaje y para el seguimiento de su ubicación.

Herramientas de seguimiento en tiempo real

El uso de tecnología avanzada, como aplicaciones de seguimiento de viajes y sistemas de alerta, es crucial para garantizar la seguridad de los empleados en tiempo real. Estas herramientas permiten a las empresas monitorizar la ubicación de sus empleados y recibir alertas sobre cualquier cambio en la situación de seguridad en el destino.
Con la aplicación móvil de Úbico, los viajeros tendrán toda su documentación en un solo lugar, además, podrán recibir alertas con información actualizada sobre su destino.

Seguro y asistencia

Es fundamental que los empleados cuenten con seguros de viaje que cubran emergencias médicas, evacuación, y otros imprevistos. Además, las empresas deben proporcionar asistencia continua durante el viaje, incluyendo servicios de atención médica, soporte en caso de pérdida de documentos y asistencia legal.

Elaborar un plan de emergencias alternativo

Un plan de emergencias alternativo debe estar siempre listo para ser implementado en caso de que los planes originales no puedan llevarse a cabo. Este plan debe incluir procedimientos para la evacuación, puntos de contacto de emergencia y medidas específicas para diferentes tipos de situaciones críticas.

Conclusión

El Duty of Care es una responsabilidad fundamental para cualquier organización que realice viajes de negocios. Al implementar un plan completo y efectivo de Duty of Care dentro del programa de viajes corporativos de las empresas, estas no solo cumplen con sus obligaciones legales y morales, sino que también protegen a sus empleados, mejoran su motivación y aumentan la eficiencia operativa. En 2024, asegurar que los empleados estén protegidos y bien cuidados durante sus viajes corporativos debe ser una prioridad para todas las organizaciones.
Las empresas que buscan mejorar su gestión de riesgos de viaje y cumplir con los requisitos del Duty of Care deben considerar la implementación de políticas de viaje sólidas y el uso de tecnologías específicas. Proteger a los empleados no solo es una obligación, sino también una inversión en el éxito y la sostenibilidad a largo plazo de la organización.
Si quieres saber cómo en Úbico podemos ayudarte a desarrollar una política de viajes en la que el duty of care cuente con un papel central, ponte en contacto con nosotros.